Strategisch douanemanagement: de sleutel tot voorspelbaarheid en winst in internationale handel

Importtarieven, sancties en striktere regelgeving over de herkomst van producten maken douaneaangiftes steeds complexer. Wat ooit een eenvoudige administratieve taak was, is uitgegroeid tot een strategisch proces waarin fouten kunnen leiden tot aanzienlijke risico’s en kosten voor bedrijven. 

Met de invoering van zijn nieuwe importtarieven in april 2025 zette de Amerikaanse president Donald Trump de internationale handel op scherp. Handelsroutes die de ene dag nog winstgevend waren, bleken de volgende dag onrendabel. Hoewel tariefwijzigingen op zichzelf niet nieuw zijn, is het tempo waarin nieuwe maatregelen elkaar opvolgen ongekend. Routes die gisteren nog veilig waren, worden vandaag onveilig door conflicten, terwijl andere handelsstromen van de ene op de andere dag stilvallen door sancties. Deze dynamiek past in een bredere trend van onvoorspelbaarheid en onzekerheid, waarin douanewetgeving en -processen steeds complexer worden, zeker voor bedrijven met internationale supply chains. Wanneer data ook nog eens verspreid staan over verschillende silo’s, wordt effectief douanebeheer vrijwel onhaalbaar. 

Bedrijven onderschatten de financiële impact van aangiftes

Uit onderzoek van Boston Consulting Group in samenwerking met Customs Support Group blijkt dat bedrijven het economische belang van douanemanagement onderschatten. In Europa duurt inklaring – het douaneproces waarbij goederen van buiten de EU worden aangegeven en gecontroleerd – gemiddeld twee tot drie dagen. Ongeveer 20 tot 40 procent van de vertragingen wordt veroorzaakt door fouten in het documentenproces. Een onjuiste goederenclassificatie kan bijvoorbeeld leiden tot stilstand van de supply chain, terwijl dit soort fouten in veel gevallen eenvoudig te voorkomen is. In de praktijk blijkt echter dat bedrijven deze risico’s niet altijd goed inschatten. Naast vertragingen kunnen ook boetes of juridische procedures verstrekkende gevolgende hebben. Zo rapporteerde de Nederlandse Douane in 2023 dat bedrijven jaarlijks miljoenen euro’s moeten terugbetalen als gevolg van foutieve of ontbrekende bewijsvoering van oorsprong. 

Daarnaast kunnen demurrage- en detentiekosten per container snel oplopen tot duizenden euro’s, met name in logistieke knelpunten zoals de haven van Rotterdam. Deze kosten blijven vaak onder de radar totdat ze zich opstapelen in financiële rapportages. Boetes en naheffingen kunnen bovendien tot tien jaar na een foutieve aangifte worden opgelegd, bijvoorbeeld door retrospectieve controles van de douane, wat kan leiden tot onverwachte financiële lasten die direct drukken op de winstgevendheid.

In sommige sectoren kunnen douaneaangiftes oplopen tot 10 procent van de totale productkosten. Bedrijven die hun douaneprocessen strategisch verankeren in hun bedrijfsvoering zijn aantoonbaar competitiever en weerbaarder in internationale markten. Douaneactiviteiten zijn daarom onmiskenbaar een onderwerp voor de directie. 

Toenemende regelgeving en duurzaamheidseisen

Bovenop de financiële impact komen nieuwe verplichtingen voor Europese duurzaamheids- en handelsmaatregelen. Een voorbeeld hiervan is de introductie van het Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM) in 2024. Nederlandse importeurs van onder meer staal en aluminium moeten nu gedetailleerde emissiedata aanleveren bij hun aangiftes. Dit verhoogt de werkdruk voor supply chain- en financiële afdelingen, die nieuwe datastromen moeten organiseren en controleren. De complexiteit van deze rapportageplicht illustreert hoe douane steeds verder verweven raakt met bredere bedrijfsprocessen.

99 procent correct is niet genoeg

Handel is internationaal, terwijl douanediensten nationaal opereren en werken met uiteenlopende interpretaties en systemen. Die verschillen tussen landen maken het voor bedrijven moeilijk om risico’s adequaat te beheren. Een nauwkeurigheid van 99 procent volstaat echter niet: door toenemende digitalisering stijgt de pakkans en lopen boetes op tot extreem hoge niveaus. 

Bedrijven doen er goed aan hun geharmoniseerde systeemclassificaties regelmatig te herzien. Dit wereldwijd gebruikte systeem bepaalt welke tarieven en belastingen gelden voor specifieke goederen. Bijkomend voordeel van een correcte en actuele goederenclassificatie is dat bedrijven optimaal gebruik kunnen maken van vrijhandelsverdragen zoals het EU-Japan EPA of het EU-Zuid-Korea FTA. Dit levert niet alleen besparingen op, maar versterkt ook de concurrentiepositie. 

Customs-as-a-Service

Door de toenemende onzekerheid, complexiteit en snel veranderende wetgeving kiezen steeds meer organisaties ervoor om douanetaken gedeeltelijk uit te besteden aan gespecialiseerde dienstverleners. Niet alleen vanwege de toegang tot diepgaande expertise, maar ook vanwege de steeds krappere arbeidsmarkt voor douanespecialisten. Customs-as-a-Service ondersteunt bedrijven met digitale oplossingen voor classificatie, documentatie en compliance. Net zoals accountants organisaties helpen bij financiële beslissingen, helpen douanespecialisten bedrijven om kosten te verlagen en risico’s beheersbaar te houden. Compliant zijn kost geld, maar niet compliant zijn kost aanzienlijk meer. 

Vooruitblik: complexiteit zal alleen maar toenemen

De verwachting is dat douaneactiviteiten de komende jaren nog complexer worden. Geopolitieke spanningen, handelssancties en exportbeperkingen vereisen dat bedrijven snel en nauwkeurig kunnen reageren op hun aangiftes. Strengere eisen rond productherkomst en CO2-uitstoot onder CBAM versterken deze trend. 

Wereldwijd inden douaneautoriteiten in 2024 naar schatting 600 tot 900 miljard dollar aan douanerechten, goed voor bijna één procent van de wereldwijde economische activiteit. Voor Nederlandse bedrijven is het daarom essentieel om douanemanagement niet langer te zien als een noodzakelijke administratieve last, maar als een strategisch domein dat direct bijdraagt aan winstgevendheid en continuïteit.

Autheur

Edwin Hageman is Managing Director van Customs Support Group in Nederland. Edwin heeft jarenlange kennis en ervaring in de internationale digitale dienstverlening. In zijn huidige functie van Customs Support Group zorgt hij voor het verbeteren en digitaliseren van de douanediensten van het bedrijf. 

Het plaatje bij dit blog is door AI gegenereerd op basis van de tekst van dit artikel